RENTRI e conservazione digitale: scadenza al 31 gennaio 2027
Chiarimenti normativi, scadenze e implicazioni operative per la corretta conservazione dei registri digitali dei rifiuti
L’avvio del RENTRI (Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti) ha introdotto importanti novità operative per le imprese soggette agli obblighi di gestione dei registri di carico e scarico. Tra i temi che stanno generando maggiore incertezza c’è quello legato ai termini di conservazione elettronica dei registri vidimati nel corso del 2025.
Negli ultimi mesi, operatori, consulenti ambientali e associazioni di categoria hanno fornito interpretazioni differenti, tutte apparentemente legittime, creando un quadro frammentato che rende difficile individuare una scadenza univoca.
Le diverse interpretazioni sulle tempistiche
Nel dibattito operativo sono emerse almeno tre ipotesi principali:
- – conservazione entro il 31 gennaio 2026, ossia entro il mese successivo alla chiusura del periodo di riferimento – prima scadenza utile;
- – conservazione entro 12 mesi dalla prima registrazione, ipotesi che, nel caso di avvio del RENTRI al 13 febbraio 2025, porterebbe la scadenza al 12 febbraio 2026;
- – conservazione entro il 31 gennaio 2027, sulla base delle regole previste per le scritture contabili e fiscali.
È proprio quest’ultima interpretazione a trovare oggi i maggiori riscontri normativi e istituzionali.
Il collegamento con le scritture contabili
La chiave di lettura risiede nel decreto direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023, che attua l’articolo 190 del Codice dell’Ambiente. La cosiddetta modalità operativa n. 17 stabilisce infatti che la tenuta digitale dei registri cronologici di carico e scarico RENTRI avvenga secondo le stesse regole previste per i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, come i registri IVA e le scritture contabili.
Questo significa che entrano in gioco l’articolo 2215-bis del Codice civile (firma digitale e marca temporale almeno una volta l’anno) e l’articolo 7, comma 4-ter del D.L. 357/1994, che collega la conservazione al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Per le imprese con esercizio coincidente con l’anno solare, la conseguenza è chiara: i documenti relativi al 2025 devono essere portati in conservazione entro il 31 gennaio 2027, cioè entro tre mesi dalla scadenza ordinaria per la presentazione della dichiarazione.
Il chiarimento del Ministero dell’Ambiente
A rafforzare questa impostazione interviene anche il Ministero dell’Ambiente, che nella sezione Supporto del portale RENTRI riconosce come valide tre diverse opzioni gestionali:
- conservazione secondo i termini previsti per le scritture contabili;
- conservazione contestuale alla trasmissione dei dati al RENTRI;
- conservazione con cadenza definita dall’operatore, purché entro i termini fiscali.
Cosa succede in caso di controlli
A prescindere dalla tempistica adottata, in caso di ispezione da parte degli enti di controllo l’impresa è tenuta a rendere immediatamente disponibile il registro, in formato conforme e immodificabile. Questo comporta la possibilità di dover anticipare il processo di conservazione elettronica, anche prima delle scadenze teoriche.
Per questo molte organizzazioni stanno già scegliendo di effettuare la messa a norma dei registri, in base alle proprie esigenze di compliance, governance e gestione del rischio.
La posizione della stampa specializzata
Sul tema è intervenuto anche Il Sole 24 Ore, che in un suo recente articolo ha evidenziato come l’interpretazione più coerente con il quadro normativo sia quella che porta la scadenza al 31 gennaio 2027 per i registri RENTRI relativi al 2025:
«[…] per un’impresa con esercizio solare, da quanto richiamato, il termine ultimo per la conservazione dei documenti relativi al 2025 sarà il 31 gennaio 2027».
Il Sole 24 Ore, 31/01/2026 – Norme & Tributi, “Rentri, conservazione entro il 31 gennaio 2027”
Conservazione digitale e RENTRI: il ruolo delle competenze
La corretta gestione dei registri RENTRI richiede competenze giuridiche, fiscali, informatiche e archivistiche per garantire la piena conformità normativa nel tempo.
Docuverse è una società composta da professionisti laureati in giurisprudenza, dottori commercialisti e tecnici informatici, con esperienza decennale nel campo della dematerializzazione e della conservazione digitale, che affianca le organizzazioni nei processi di adeguamento normativo e di governance documentale: contattaci.