Nella realizzazione di un Sistema di conservazione digitale a norma di legge Docuverse supporta le aziende nell’adozione di specifici Modelli Organizzativi per la Gestione Documentale che garantiscono il rispetto delle regole tecniche per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici e le Misure di Sicurezza previste dalla Legge sulla Privacy.
Assunzione del ruolo di Responsabile della conservazione dei documenti informatici, previsto dal punto 4.5 delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD - Dlgs. n. 82/2005.
Assistenza nella predisposizione delle nomine e delle attribuzioni delle nuove figure previste per la gestione e conservazione dei documenti.
Assistenza nelle operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici e dei Pacchetti di Archiviazione.
Predisposizione e aggiornamento del Manuale di conservazione, in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Assistenza per la rendicontazione e gestione degli adempimenti per la conservazione e la documentazione previsti dalla normativa.
Audit sul sistema documentale e di conservazione.
Attività di formazione, compresa l’organizzazione di corsi e sessioni formative rivolte alle figure coinvolte nei processi di conservazione.
Assistenza nella definizione delle Misure di Sicurezza sulla Privacy del Sistema di conservazione sostitutiva.
Assistenza in caso di Accertamenti ed Ispezioni al Sistema di conservazione sostitutiva da parte di Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate.
Pareri in materia di Digitalizzazione e Conservazione sostitutiva e risposta a quesiti agli utenti del sistema documentale, riguardanti la conservazione digitale.
Il Responsabile della conservazione opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD. Inoltre le linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici in vigore dal 1° gennaio 2022, impongono obbligatoriamente di nominare e di formare un Responsabile della Conservazione Sostitutiva, e di redigere e tenere costantemente aggiornato un Manuale conservazione sostitutiva.
Docuverse supporta quindi i Responsabili della conservazione nei loro compiti e, su richiesta dei clienti, assume tale ruolo, potendo annoverare tra i suoi professionisti le caratteristiche prescritte dalla norma, e in particolare il possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, e in quanto terzi rispetto al Conservatore.
Docuverse supporta le aziende nelle scelte tra un processo di conservazione svolto all’interno o all’esterno della struttura organizzativa, offrendo attività mirate alla verifica dei requisiti del processo di conservazione, al supporto dei compiti e delle responsabilità del Responsabile della conservazione.
Docuverse inoltre supporta le aziende nell’interfacciamento contrattuale e tecnico con il Responsabile del servizio di conservazione, se esterno, e offre assistenza nella formalizzazione nel manuale di conservazione e nella redazione del contratto di servizio o dell’accordo.
Il servizio è svolto di concerto con il soggetto nominato Responsabile della conservazione dell’organizzazione o suo delegato. Possono essere utilizzati strumenti telematici al fine di massimizzare l’efficienza. Viene messa a disposizione dei clienti, a supporto dell’attività, documentazione tecnica e normativa, estratti, manuali di gestione e check-list.
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