RENTRI e Conservazione Digitale: Nuove Regole in Arrivo
Strategie Innovative verso la Digitalizzazione Sostenibile
Il Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica ha individuato un nuovo sistema per la tracciabilità dei rifiuti, con nuove procedure per la gestione digitale di registri di carico e scarico e formulari.
Fino a oggi, ogni trasporto di rifiuti è stato accompagnato dai formulari di Identificazione Rifiuti (FIR) che le imprese producevano e conservavano in formato cartaceo presso la propria sede.
Le nuove disposizioni del Decreto Ministeriale n. 59/2023, entrato in vigore il 15 giugno 2023, hanno introdotto il Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (R.E.N.T.RI.) e un modello di gestione digitale degli adempimenti relativi ai rifiuti già previsti dal D.Lgs. n. 152/2006.
Cosa cambia
Si passerà da una gestione cartacea dei documenti afferenti alla tracciabilità dei rifiuti (registro cronologico di carico e scarico, FIR, MUD), ad una digitale, con l’obbligo di conservare i registri in formato digitale.
Questo sistema informativo è fondamentale per garantire una gestione dei rifiuti più trasparente, efficace e conforme alle normative ambientali, consentendo agli utenti di interagire direttamente con il RENTRI, di vidimare da remoto Registri e FIR e di rendere sempre accessibili i documenti.
Chi deve adeguarsi
Il Decreto del 4 aprile 2023 n. 59 delinea distintamente i soggetti obbligati come prima attività all’iscrizione al RENTRI e definisce delle precise scadenze di iscrizione per ogni tipologia di soggetto obbligato, in modo da permettere un passaggio graduale al nuovo sistema di gestione digitale.
Il Registro andrà, quindi, gestito e vidimato in formato digitale:
– a decorrere dal 13 febbraio 2025 per i soggetti tenuti ad iscriversi al RENTRI dal 15 dicembre 2024 ed entro il 13 febbraio 2025;
– a decorrere dalla data di iscrizione per i soggetti tenuti ad iscriversi al RENTRI dal 15 giugno 2025 ed entro il 14 agosto 2025;
– a decorrere dalla data di iscrizione per i soggetti tenuti ad iscriversi al RENTRI dal 15 dicembre 2025 ed entro il 13 febbraio 2026.
Come gestire il Registro
Il registro deve essere gestito e mantenuto digitalmente. Gli operatori, infatti, trasmettono al RENTRI i dati contenuti nel registro di carico e scarico digitale con cadenza mensile, entro la fine del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’annotazione sul registro locale.
La trasmissione al RENTRI può essere effettuata anche dai soggetti che il produttore ha individuato come delegati ai sensi dell’art. 18 del D.M. 59/2023: in questo caso la trasmissione viene effettuata entro la fine del secondo mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’annotazione.
Per la gestione digitalizzata (compilazione e trasmissione dati), gli operatori possono utilizzare:
– i propri sistemi gestionali;
– i servizi di supporto messi a disposizione dal RENTRI (per coloro che non dispongono di sistemi gestionali).
Conservazione del Registro
In base alla normativa sulla tenuta digitale dei documenti elettronici, il registro cronologico RENTRI prodotto dai servizi di supporto o dai sistemi gestionali, deve essere conservato digitalmente, almeno una volta all’anno, in modo da garantirne:
– immodificabilità;
– accessibilità;
– integrità;
– autenticità.
Le regole da applicare per la conservazione sono richiamate nelle Modalità operative (Modalità operativa 17 “specifiche tecniche”) approvate con Decreto direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023.
Pertanto, le Aziende dovranno dotarsi di un sistema di archiviazione che risponda ai requisiti di gestione e conservazione dei documenti informatici delle Linee Guida AgID.
Come tutti i documenti digitali validi ai fini fiscali, infatti, anche il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti deve essere conservato secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione digitale (cosiddetto CAD – D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) affinché sia possibile esibirlo correttamente in caso di verifiche, controlli o ispezioni.
Come può aiutarti Docuverse?
La conservazione digitale avviene tramite l’utilizzo di soluzioni informatiche specifiche e deve seguire un processo specifico nel quale sono individuate varie figure responsabili: il Responsabile della gestione documentale, il Produttore dei Pacchetti di Versamento, il Responsabile della conservazione, il Responsabile del servizio di conservazione.
È fondamentale che tutti i soggetti obbligati si preparino per le scadenze imminenti e garantiscano la conformità alle nuove normative. A titolo esemplificativo, contestualmente all’avvio della conservazione di tali documenti, sarà necessario, per il Responsabile della Conservazione, aggiornare il Manuale della Conservazione.
Affidati e contatta i consulenti di Docuverse che possono offrirvi le loro competenze per assistervi nei processi di adozione di un servizio di conservazione e nella gestione della conservazione digitale dei Registri, supportarvi nell’aggiornamento del Manuale della Conservazione o assumere direttamente il ruolo di Responsabile della conservazione.