PPWR e Conservazione Documentale: un obbligo di legge da non sottovalutare
Con il nuovo Regolamento europeo sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio (PPWR – Regolamento UE 2025/40), la gestione della documentazione di conformità diventa un preciso obbligo per le aziende della filiera degli imballaggi.
Fabbricanti e importatori non devono solo dimostrare che gli imballaggi immessi sul mercato sono conformi ai requisiti previsti dal Regolamento, ma devono anche conservare la Dichiarazione di Conformità UE e la relativa documentazione tecnica per i periodi stabiliti dalla normativa e renderle disponibili alle autorità in caso di controllo.
Non si tratta, quindi, di una semplice esigenza organizzativa: la conservazione della documentazione è parte integrante degli obblighi di conformità previsti dal PPWR.
LA CONSERVAZIONE È UN OBBLIGO: 5 O 10 ANNI
Il Regolamento stabilisce tempi precisi per la conservazione della documentazione:
- 5 anni dalla data di immissione sul mercato per gli imballaggi monouso;
- 10 anni dalla data di immissione sul mercato per gli imballaggi riutilizzabili.
Durante questo periodo, la documentazione tecnica e la Dichiarazione di Conformità UE devono essere mantenute a disposizione delle autorità di vigilanza.
Per le aziende, questo significa poter dimostrare, anche a distanza di anni, quale imballaggio è stato immesso sul mercato, a quale documentazione è collegato e sulla base di quali elementi ne è stata dichiarata la conformità.
La gestione documentale, quindi, non termina con la produzione o l’immissione sul mercato dell’imballaggio: l’obbligo continua nel tempo.
IN CASO DI CONTROLLO, 10 GIORNI PER FORNIRE I DOCUMENTI
Il PPWR prevede un ulteriore elemento che le aziende non possono sottovalutare: la velocità di risposta.
Su richiesta motivata dell’autorità nazionale competente, fabbricanti e importatori devono mettere a disposizione le informazioni e la documentazione necessarie per dimostrare la conformità, compresa la documentazione tecnica, entro 10 giorni dalla ricezione della richiesta.
Dieci giorni possono sembrare un tempo sufficiente, ma non lo sono se i documenti sono distribuiti tra archivi cartacei, cartelle condivise, e-mail, sistemi gestionali e cloud aziendali.
Il problema, in caso di controllo, non è soltanto avere prodotto correttamente un documento ma anche essere in grado di trovarlo, recuperarlo e fornirlo nei tempi previsti.
DOCUMENTI MANCANTI O IRREPERIBILI: QUALI SONO I RISCHI?
La mancata disponibilità della documentazione richiesta può diventare un elemento di non conformità.
Se un’azienda non è in grado di dimostrare la conformità dell’imballaggio attraverso la documentazione prevista, può essere chiamata ad adottare misure correttive. In caso di mancata o insufficiente risposta, infatti, le autorità di vigilanza possono intervenire con misure restrittive, che possono arrivare al divieto di messa a disposizione sul mercato, al ritiro o al richiamo degli imballaggi non conformi, secondo le procedure previste dal Regolamento.
A questi rischi si aggiungono le sanzioni previste a livello nazionale, che gli Stati membri devono definire e applicare in modo efficace, proporzionato e dissuasivo.
Per questo, la conservazione documentale non dovrebbe essere considerata come un semplice costo amministrativo: una documentazione non correttamente conservata o non reperibile può trasformarsi in un problema operativo, commerciale e di conformità.
CONSERVARE NON BASTA: BISOGNA POTER DIMOSTRARE
Il PPWR rende ancora più evidente un principio fondamentale: la conformità di un imballaggio deve poter essere dimostrata nel tempo.
Come abbiamo visto, avere predisposto la documentazione non è sufficiente se, anni dopo, l’azienda non è in grado di recuperarla. Così come non basta avere un archivio digitale se i documenti non sono organizzati, tracciabili e facilmente reperibili.
La conformità passa, quindi, anche dalla capacità di costruire un processo documentale solido, in grado di supportare l’azienda durante tutto il periodo previsto dalla normativa.
Per fabbricanti e importatori, la domanda da porsi è semplice: se oggi arrivasse una richiesta dell’autorità competente, saremmo in grado di fornire tutta la documentazione richiesta entro 10 giorni?
Se la risposta non è immediata, è il momento di rivedere i processi di gestione documentale e di conservazione documentale.
Docuverse supporta le aziende nell’analisi degli obblighi documentali e nella progettazione di processi di gestione e conservazione digitale a norma, per aiutare a gestire la documentazione in modo sicuro, organizzato e facilmente reperibile.