PPWR e conservazione documentale: un obbligo di legge da non sottovalutare
Con il nuovo Regolamento europeo sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio (PPWR – Regolamento UE 2025/40), la gestione della documentazione di conformità diventa un preciso obbligo per le aziende della filiera degli imballaggi.
Fabbricanti e importatori non devono solo dimostrare che gli imballaggi immessi sul mercato sono conformi ai requisiti previsti dal Regolamento, ma devono anche conservare la Dichiarazione di Conformità UE e la relativa documentazione tecnica per i periodi stabiliti dalla normativa e renderle disponibili alle autorità in caso di controllo.
Non si tratta, quindi, di una semplice esigenza organizzativa: la conservazione della documentazione è parte integrante degli obblighi di conformità previsti dal PPWR.
La Conservazione è un obbligo: 5 o 10 anni
Il Regolamento stabilisce tempi precisi per la conservazione della documentazione:
– 5 anni dalla data di immissione sul mercato per gli imballaggi monouso;
– 10 anni dalla data di immissione sul mercato per gli imballaggi riutilizzabili.
Durante questo periodo, la documentazione tecnica e la Dichiarazione di Conformità UE devono essere mantenute a disposizione delle autorità di vigilanza.
Per le aziende, questo significa poter dimostrare, anche a distanza di anni, quale imballaggio è stato immesso sul mercato, a quale documentazione è collegato e sulla base di quali elementi ne è stata dichiarata la conformità.
La gestione documentale, quindi, non termina con la produzione o l’immissione sul mercato dell’imballaggio: l’obbligo continua nel tempo.
In caso di controllo, 10 giorni per fornire i documenti
Il PPWR prevede un ulteriore elemento che le aziende non possono sottovalutare: la velocità di risposta.
Su richiesta motivata dell’autorità nazionale competente, fabbricanti e importatori devono mettere a disposizione le informazioni e la documentazione necessaria per dimostrare la conformità, compresa la documentazione tecnica, entro 10 giorni dalla ricezione della richiesta.
Dieci giorni possono sembrare un tempo sufficiente, ma non lo sono se i documenti sono distribuiti tra archivi cartacei, cartelle condivise, e-mail, sistemi gestionali e cloud aziendali.
Il problema, in caso di controllo, non è soltanto avere prodotto correttamente un documento ma anche essere in grado di trovarlo, recuperarlo e fornirlo nei tempi previsti.
Documenti mancanti o irreperibili: quali sono i rischi?
I rischi principali della documentazione mancante o non reperibile includono:
– Contestazione della non conformità e obbligo di adottare misure correttive;
– Misure restrittive gravi, come il divieto di vendita, il ritiro o il richiamo degli imballaggi.
Sanzioni amministrative previste dalle normative nazionali ed impatti operativi e commerciali per l’azienda.
Per questo, la conservazione documentale non dovrebbe essere considerata come un semplice costo amministrativo: una documentazione non correttamente conservata o non reperibile può trasformarsi in un problema operativo, commerciale e di conformità
Conservare non basta: bisogna poter dimostrare
Un archivio digitale disorganizzato non garantisce la conformità ai requisiti del PPWR, dove è essenziale disporre di documenti affidabili, tracciabili e subito collegabili ai relativi imballaggi. Una corretta gestione documentale, propedeutica alla conservazione digitale, permette di:
- Garantire la tracciabilità e il collegamento tra imballaggio, dichiarazione UE e documentazione tecnica;
- Assicurare l’integrità e la rapida reperibilità dei file entro i 10 giorni richiesti dalle autorità;
- Gestire correttamente i tempi di conservazione nel rispetto della norma.
L’obiettivo fondamentale non è quindi la semplice archiviazione, ma la capacità di recuperare tempestivamente la documentazione necessaria.
Un obbligo normativo che richiede un processo strutturato
Il PPWR rende ancora più evidente un principio fondamentale: la conformità di un imballaggio deve poter essere dimostrata nel tempo.
Come abbiamo visto, avere predisposto la documentazione non è sufficiente se, anni dopo, l’azienda non è in grado di recuperarla. Così come non basta avere un archivio digitale se i documenti non sono organizzati, tracciabili e facilmente reperibili.
La conformità passa, quindi, anche dalla capacità di costruire un processo documentale solido, in grado di supportare l’azienda durante tutto il periodo previsto dalla normativa.
Per fabbricanti e importatori, la domanda da porsi è semplice: se oggi arrivasse una richiesta dell’autorità competente, saremmo in grado di fornire tutta la documentazione richiesta entro 10 giorni?
Se la risposta non è immediata, è il momento di rivedere i processi di gestione documentale e di conservazione documentale.