L’importanza della disposition per la conformità al GDPR
Scopri come il nuovo standard ISO/TS 7538:2024 può rivoluzionare la gestione dei tuoi documenti: la chiave per una disposition efficace e conforme al GDPR!
Di Aldo Maugeri, Senior Privacy Consultant per Docuverse, Convenor di ISO/TC 46/SC 11/ WG 21 – Records disposition
Garantire la conformità ai requisiti della protezione e della sicurezza dei dati richiede strategie per la gestione del loro ciclo di vita, in particolare per quanto riguarda la loro eliminazione in modo legale ed efficiente.
La gestione degli enormi volumi di informazioni generate dall’attuale panorama data driven, rappresenta una vera e propria sfida da affrontare per le organizzazioni che le hanno generate.
Questo articolo esplora come i principi e le prassi delle decisioni effettuate durante la fase dello scarto documentale (disposition in inglese), così come definite nello Standard Internazionale ISO/TS 7538:2024, svolgono un ruolo cruciale nel raggiungimento della conformità al Regolamento Europeo sulla Protezione dei dati (GDPR) e a tutte le normative di data compliance in genere.
L’importanza dell’eliminazione dei dati nell’era digitale
In un’epoca caratterizzata da un’esplosione di dati e informazioni digitali, la gestione efficace della fase finale di vita del dato (disposition) è fondamentale per ogni organizzazione che miri alla conformità normativa, alla sicurezza e all’efficienza operativa.
Al fine di comprendere come la gestione a norma della disposition dei documenti possa svolgere un ruolo fondamentale nella compliance dei dati (anche personali) è necessario chiarire il legame esistente fra documento e i dati e le informazioni in esso contenute.
Un documento può essere definito come un contenitore strutturato di dati e metadati.
I dati costituiscono gli elementi minimi di questo sistema, mentre le informazioni emergono quando i dati sono organizzati, contestualizzati e strutturati in modo da poter essere interpretati e fornire evidenza, contesto e significato a ciò che viene rappresentato.
Un documento nasce dalla necessità di formalizzare, conservare e trasmettere le informazioni in modo verificabile, comprensibile e autentico. Esso garantisce che siano restituiti, in modo strutturato, processi aziendali, giuridici e storici. Senza documenti, questi processi rischierebbero di rimanere frammentati e privi di significato.
Un documento può essere cartaceo o digitale, come ad esempio un file PDF, un database o un insieme di documenti informatici correlati e strutturati.
ll documento, quindi, rappresenta il punto di convergenza tra i dati e il loro contesto d’uso.
Comprendere lo scarto: un pilastro della gestione documentale
Con il termine disposition ci si riferisce al processo sistematico di decisioni per determinare il destino dei documenti (e dei dati in essi contenuti) una volta che il loro periodo di conservazione è scaduto.
Tali decisioni possono includere la distruzione, il mantenimento per un periodo di tempo determinato o permanente, anche tramite trasferimento ad un archivio specializzato nella conservazione a lungo termine. Il concetto è profondamente radicato nella gestione documentale, dove rappresenta il processo che garantisce che i documenti non più necessari per scopi operativi, e i dati in essi contenuti, siano gestiti in modo appropriato.
Perché la disposition dei documenti è cruciale?
La mancata gestione dei documenti non più necessari può comportare gravi rischi, tra cui:
- Rischi legali e di conformità: Il GDPR impone limiti alla conservazione dei dati personali. Conservare documenti non più necessari può violare il principio di limitazione del trattamento previsto dall’art. 5, paragrafo 1, lettera e).
- Costi di archiviazione elevati: Accumulare dati inutili occupa spazio e risorse costose.
- Sicurezza compromessa: I documenti non più necessari rappresentano un rischio per la protezione delle informazioni sensibili e dei dati personali.
Benefici di una disposition ben pianificata
Implementare una strategia di disposition ben pianificata offre, quindi, numerosi vantaggi:
- Conformità normativa: Una gestione conforme ai requisiti di privacy e sicurezza migliora la validità legale dei documenti digitali.
- Riduzione dei costi: L’ottimizzazione dello spazio di archiviazione e l’eliminazione dei documenti obsoleti diminuiscono le spese.
- Sicurezza rafforzata: Distruggere i documenti secondo metodi sicuri previene possibili accessi non autorizzati e fughe di dati.
La sovra-conservazione dei dati: approfondimenti su un tema con impatto globale
Un problema pressante che risuona a livello globale è la questione pervasiva della sovra-conservazione dei dati. Le organizzazioni di tutti i settori — privato, pubblico e non profit — tendono a conservare i dati ben oltre il loro scopo originale, mantenendoli anche quando le finalità per cui i dati erano stati originariamente raccolti sono state soddisfatte.
La sovra-conservazione può essere motivata da finalità secondarie, spesso sconosciute agli individui interessati, come ricerche di mercato, marketing, o semplicemente da una “conservazione giusto in caso, per ogni evenienza”.
In molti casi, questa accumulazione di dati è il risultato di investimenti inadeguati o assenti in processi di gestione documentale qualificati o sistemi adeguati per facilitare la distruzione o il trasferimento dei dati in archivi di deposito o storici.
Nel corso degli anni – o addirittura decenni – questa accumulazione porta a una sovraesposizione di dati non gestiti che possono rappresentare obiettivi molto attraenti per attori malintenzionati, ponendo significativi rischi di sicurezza, facilmente mitigabili con una gestione a norma dei documenti. Inoltre, man mano che normative come il GDPR impongono sempre più spesso tempi specifici di distruzione dei dati, le organizzazioni si troveranno sotto crescente pressione per garantire la conformità.
GDPR e il principio di limitazione della conservazione
Al centro della conformità al GDPR si trova il principio di limitazione della conservazione, articolato nell’Articolo 5(1)(e): “I dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.”
La disposition serve come meccanismo operativo per far rispettare questo principio.
Le organizzazioni che non implementano processi di disposition efficaci rischiano di accumulare dati non più necessari e che quindi sono da considerare ridondanti, obsoleti o banali (Redundant, Obsolete, Trivial o ROT dati). Ciò non solo aumenta i costi di archiviazione, ma espone anche l’organizzazione a maggiori rischi di violazioni dei dati, sanzioni regolatorie e danni reputazionali.
ISO/TS 7538:2024: una guida per un adeguamento efficace ai requisiti della limitazione della conservazione
La recente pubblicazione della Specifica Tecnica ISO/TS 7538:2024, alla cui elaborazione l’autore di questo articolo ha contribuito come Project Leader, rappresenta una guida completa e autorevole per garantire un trattamento sicuro, conforme e sostenibile della disposition dei documenti (record) e dei dati in essi contenuti.
Questo Standard enfatizza la data disposition come componente cruciale della strategia di governance dei documenti e delle informazioni di un’organizzazione.
L’ISO/TS 7538:2024, “Functional requirements for the disposition of records” (nota: records è il termine inglese per documenti), è stato sviluppato dalla sottocommissione ISO/TC 46/SC 11, responsabile a livello internazionale di normazione sulla gestione documentale e delinea i requisiti funzionali per la disposition che si allineano strettamente ai mandati del GDPR.
Le caratteristiche principali dello standard includono:
1. Disposition by design
ISO/TS 7538:2024 promuove l’integrazione dei requisiti di disposition nella progettazione di sistemi e processi. Questo approccio proattivo garantisce che la disposition venga integrata in modo proattivo nei processi e sistemi che si occupano di gestire i documenti ed i dati in essi contenuti.
2. Processi documentati
Lo standard richiede una chiara documentazione dei processi di disposition, inclusi i programmi di conservazione, i trigger per le azioni di disposizione e le tracce di audit. Tale trasparenza è fondamentale per dimostrare l’aderenza dell’organizzazione al principio di responsabilizzazione (accountability) previsto dal comma 2 dell’art 5 del GDPR.
3. Responsabilità definite
L’assegnazione di responsabilità definite è una misura organizzativa a protezione dei dati e, in quanto tale, un pilastro del GDPR. L’ISO/TS 7538:2024 delinea ruoli e responsabilità per la gestione della disposition, garantendo che i compiti siano chiaramente assegnati ed eseguiti.
4. Misure di sicurezza
Lo standard fornisce linee guida per proteggere la riservatezza e l’integrità dei documenti durante il processo di disposition. Ciò include metodi di distruzione sicuri e protocolli per il trasferimento e la distruzione dei dati.
Sfide e soluzioni tecniche
L’implementazione pratica incontra difficoltà come la cancellazione selettiva nei sistemi WORM. La collaborazione tra responsabili della gestione documentale e strumenti avanzati per il supporto alla disposition by design risultano cruciali per superare questi ostacoli.
La disposition nella pratica: sfide e soluzioni
Nonostante la sua importanza, molte organizzazioni faticano a implementare processi di disposition efficaci. Le sfide comuni includono:
- Mancanza di processi di gestione documentale a norma: molte organizzazioni non stabiliscono politiche di gestione documentale in linea con i requisiti dello standard ISO 15489-1:2016;
- Mancanza di politiche di disposition: molte organizzazioni non stabiliscono politiche di conservazione e disposition complete.
- Barriere tecniche: sistemi con configurazioni di archiviazione immutabili (ad esempio, unità WORM) complicano l’eliminazione dei dati.
- Silos operativi: ruoli e responsabilità disgiunti ostacolano gli sforzi di disposition coordinati.
ISO/TS 7538:2024 fornisce una roadmap per superare questi ostacoli. Le raccomandazioni principali includono:
- Sviluppo di politiche: le organizzazioni dovrebbero sviluppare programmi di conservazione che si allineino ai requisiti normativi e operativi.
- Sistemi integrati: incorporare le funzionalità di disposition nei sistemi di gestione che elaborano documenti e dati per automatizzare e semplificare i processi.
- Collaborazione: promuovere la collaborazione tra gestione documentale, responsabili della protezione dei dati e professionisti IT per garantire l’allineamento degli obiettivi e delle responsabilità.
Rafforzare fiducia e trovabilità con gli standard SC 11
Oltre alla specifica tecnica sulla disposition, vi sono altri standard SC 11 che contribuiscono allo stesso obiettivo della cancellazione dei dati.
Ad esempio, l’ISO 15489-1:2016 stabilisce le linee guida per creare, mantenere e gestire i documenti in modo tale che rimangano autentici, affidabili, utilizzabili e accessibili nel tempo. La serie ISO 23081 sui metadati può aiutare a rendere i documenti facilmente reperibili, rendendone di conseguenza più semplice l’eliminazione, mentre la serie ISO 16175 descrive i requisiti funzionali che devono possedere i sistemi e le applicazioni che gestiscono documenti digitali.
Inoltre, le organizzazioni devono anche dimostrare nel tempo la dovuta diligenza nei loro processi di disposition. I documenti distrutti in conformità ai requisiti legali e normativi devono avere una chiara documentazione a supporto dell’integrità della distruzione. L’assenza di tale documentazione può portare a sospetti o sfide legali, in particolare in contesti governativi o di audit.
Gli standard di conversione e migrazione dei documenti digitali garantiscono che i documenti rimangano accessibili e affidabili nel tempo, anche con l’evolversi delle tecnologie. Questo è cruciale per mantenere l’integrità probatoria dei documenti che documentano la cancellazione di uno specifico dato, specialmente in audit o indagini legali.
Collaborazione multidisciplinare: un’esigenza critica
L’ambiente informativo digitale odierno evidenzia l’importanza della collaborazione tra diverse competenze. I professionisti della protezione dei dati devono, sempre di più, avere competenze in settori diversi e assicurare la pronta collaborazione con manager della gestione documentale, professionisti legali e specialisti IT, lavorando insieme per affrontare le vulnerabilità derivanti dalla rapida proliferazione dei dati digitali.
I progressi tecnologici hanno semplificato la gestione delle informazioni, ma hanno anche amplificato i rischi, inclusa l’erosione della fiducia nell’autenticità dei documenti.
Solo un approccio coordinato tra esperti può garantire una gestione dei dati efficace e conforme. L’integrazione degli standard SC 11 in questo processo rappresenta un elemento fondamentale per assicurare che i supporti che gestiscono i dati personali e le informazioni in genere siano gestiti secondo le migliori prassi a livello mondiale.
ISO/TS 7538:2024 rappresenta un progresso significativo nella gestione moderna dei documenti. Adottare questa norma non solo garantisce conformità e sicurezza, ma riduce i costi operativi, migliorando la resilienza e la sostenibilità delle pratiche aziendali.
Docuverse: il partner ideale per la gestione dei tuoi dati
Docuverse offre un team di consulenti esperti in protezione dei dati, sicurezza delle informazioni e gestione documentale. Grazie a queste competenze multidisciplinari, supporta le organizzazioni nell’implementazione di politiche di conservazione e cancellazione dei dati conformi al GDPR e agli standard internazionali.
Con un approccio innovativo e soluzioni personalizzate, Docuverse aiuta le aziende a ridurre i rischi, migliorare l’efficienza operativa e garantire la massima sicurezza dei dati.
Contattaci per scoprire come Docuverse può supportarti nella gestione efficace della disposition e dello scarto dei documenti, garantendo conformità al GDPR e sicurezza per la tua organizzazione. Non lasciare che la gestione dei documenti diventi un onere: insieme possiamo ottimizzare i tuoi processi di gestione, eliminazione dei documenti e proteggere i tuoi dati!
Per ulteriori informazioni, visita il sito docuverse.it.