Dalla paper compliance all’accountability: l’evoluzione della protezione dei dati

di Aldo Maugeri e Milena Bortoli, Privacy Consultant per Docuverse

La differenza tra una governance sostanziale e una mera apparenza può essere sottile, ma è cruciale. Il fenomeno della paper compliance – ovvero un’adesione puramente formale alle normative, limitata alla produzione di documenti, senza reale implementazione delle misure di adeguamento nei processi aziendali – non rappresenta solo un eccesso burocratico, ma è, piuttosto, un problema strutturale che, nel campo della protezione dei dati, può compromettere concretamente la sicurezza delle informazioni trattate.

Troppe organizzazioni, ancora oggi, si concentrano sulla redazione di manuali, policy, lettere di incarico e altri atti documentali, trascurando la necessità di integrare la protezione dei dati nella prassi quotidiana per trasformarla in cultura aziendale. Questo approccio, inefficace e rischioso, ha caratterizzato a lungo il modello italiano di gestione dei dati personali, almeno fino all’introduzione del GDPR nel 2018.

Prima del GDPR, la normativa di riferimento era il Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003). Il Codice della Privacy nasce come trasposizione, nel contesto giuridico italiano, della Direttiva europea 95/46/CE che richiedeva un atto di recepimento da parte degli Stati membri. Pur condividendo con il Regolamento europeo l’obiettivo della tutela dei dati personali, i due approcci normativi sono profondamente differenti.

Il risultato del processo di trasposizione ha visto l’adozione di un decreto legislativo dall’impianto fortemente prescrittivo, in linea con la tradizione giuridica italiana di matrice civil law: un modello normativo caratterizzato da adempimenti rigidamente definiti, spesso slegati dalla valutazione del contesto o del rischio effettivo che intendevano mitigare. In questo quadro, la compliance è stata spesso tradotta in una questione documentale, più formale che sostanziale.

Tra gli articoli con imposizioni documentali che caratterizzavano il framework normativo del Codice della Privacy, vi sono:

• – l’art. 30, cheprevedeva la designazione formale e per iscritto degli incaricati al trattamento dei dati personali, con l’indicazione che tale trattamento fosse autorizzato solo attenendosi a determinate istruzioni impartite dal Titolare del trattamento;
• – l’art. 23, che stabiliva che il trattamento dei dati da parte di privati o di enti pubblici economici fosse lecito solo previo consenso espresso, specifico e documentato per iscritto da parte dell’interessato;

Queste disposizioni – tra le principali espressioni di un approccio documentale – sono state abrogate dal D.Lgs. 101/2018, che ha armonizzato il Codice con il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), segnando un cambio di paradigma.

Con l’entrata in vigore del GDPR, l’Unione Europea ha introdotto un modello più flessibile e sostanziale, ispirato a logiche tipiche del diritto anglosassone. Il principio cardine di questa trasformazione è quello dell’accountability: il titolare del trattamento non solo deve conformarsi alle norme, ma deve essere in grado di dimostrare l’efficacia e l’adeguatezza delle misure adottate, in modo documentato e proporzionato al rischio.

Il GDPR non propone più un elenco fisso di adempimenti, ma richiede:

• – una valutazione continua e contestualizzata del rischio;
• – l’integrazione delle misure di sicurezza nei processi aziendali concreti;
• – la documentazione come strumento di supporto, non come fine.

In sintesi, mentre il Codice si fondava su una conformità formale e uniforme, il GDPR impone una responsabilità sostanziale e adattiva: non basta più “avere i documenti”, occorre dimostrare che funzionino davvero.

A titolo esemplificativo l’art. 30 del Codice, che imponeva la nomina scritta degli incaricati, è stato superato dal nuovo art. 2-quaterdecies, che attribuisce al titolare o al responsabile del trattamento la facoltà di individuare liberamente le modalità di autorizzazione del personale.

Il GDPR, infatti, ha introdotto un paradigma innovativo basato sull’accountability, ovvero sulla responsabilizzazione. 

Il Regolamento non impone un elenco fisso di misure, ma richiede che ogni titolare del trattamento dimostri, in modo coerente e proporzionato, di aver adottato misure tecniche e organizzative adeguate al rischio effettivo per i diritti e le libertà delle persone. Ciò implica una valutazione continua, dinamica e personalizzata del rischio, nonché l’integrazione concreta delle misure di protezione nei processi aziendali.

In sintesi, mentre il Codice si fondava su un modello di conformità formale e uniforme, il GDPR impone una responsabilità sostanziale e adattiva: non basta più avere i documenti, bisogna dimostrare che questi servono e funzionano davvero.

L’evoluzione culturale e organizzativa della compliance

Nei primi anni post-GDPR, molte aziende italiane hanno inizialmente interpretato il nuovo quadro normativo secondo le logiche precedenti: ancora una volta, si è tentato di rispondere agli obblighi del nuovo Regolamento con un approccio “paper-based”. 

Con il tempo, però, anche grazie all’attività interpretativa delle autorità di controllo e alle linee guida del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB), il panorama è progressivamente cambiato. È emersa con forza l’idea che la gestione della protezione dati debba essere parte integrante della gestione d’impresa, facendo diventare, per molte realtà, la protezione dei dati un tema di governance, di gestione del rischio e di cultura aziendale.

In questo contesto, l’accountability diventa un metodo di governo: invita le aziende a valutare i trattamenti con criterio, a documentare le scelte, a implementate misure di sicurezza basate sul rischio e a integrare la protezione dei dati nei processi aziendali quotidiani. Si passa così ad una gestione della protezione dei dati attiva, consapevole, proporzionale e basata sul rischio in cui la produzione documentale diventa a sua volta una delle misure di mitigazione del rischio.

Le nuove prospettive: verso una semplificazione del GDPR

L’Unione Europea, in continuità con l’approccio del GDPR, ha annunciato recentemente proposte di semplificazione normativa, pensate per favorire una compliance ancora più proporzionata e accessibile, soprattutto per le PMI.

Tra le misure ipotizzate: l’estensione dell’esenzione dall’obbligo del Registro dei Trattamenti (ROPA) alle imprese con meno di 500 dipendenti, a condizione che i trattamenti soggetti a deroga non presentino rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati.

A supporto di questa direzione, con una lettera congiunta dell’8 maggio 2025, il Comitato europeo (EDPB) e il Garante europeo (EDPS) hanno espresso apprezzamento per l’iniziativa, ribadendo però la necessità di non compromettere l’approccio basato sul rischio.

In un contesto normativo in costante evoluzione la consulenza specializzata rappresenta un elemento strategico. Saper interpretare correttamente le novità, adattarle al contesto aziendale e garantire una protezione dei dati solida, coerente e duratura consente alle imprese di trasformare gli obblighi normativi in un reale vantaggio competitivo, anziché in semplice burocrazia.

L’approccio di Docuverse: consulenza su misura e partnership operativa

Accountability e gestione del rischio sono i pilastri del nostro metodo. In Docuverse affianchiamo le imprese – in particolare le PMI – con una consulenza personalizzata che va oltre la semplice conformità normativa: costruiamo insieme un modello di protezione dei dati sostenibile, proporzionato e perfettamente integrato nei processi aziendali.

Siamo partner attivi e presenti, lavorando fianco a fianco con i nostri clienti attraverso:

Strumenti pratici e personalizzati: sviluppiamo soluzioni operative, procedure e tool su misura, facilmente integrabili nella realtà aziendale, per rendere la protezione dei dati un elemento concreto e quotidiano.

Formazione specialistica e coinvolgente: progettiamo percorsi formativi mirati e interattivi, rivolti a tutti i livelli aziendali, per diffondere consapevolezza e responsabilità, trasformando la compliance in cultura condivisa.

Supporto operativo continuo: garantiamo assistenza costante e proattiva, sia nella gestione ordinaria che nelle situazioni critiche, accompagnando l’azienda nell’implementazione, nel monitoraggio e nell’aggiornamento delle misure di sicurezza.

Per noi conformarsi al GDPR non significa “avere i documenti in regola”, ma cogliere l’opportunità di ottimizzare i processi, rafforzare la fiducia di clienti e partner e creare valore duraturo per l’impresa.

Inizia oggi il percorso verso una gestione dei dati più sicura, efficiente e sostenibile: scrivici per una prima analisi gratuita.