CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA DELLA PEC: UN IMPERATIVO LEGALE E STRATEGICO PER IL 2025
Nel panorama digitale odierno la conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata (PEC) emerge come un’attività cruciale per assicurare la validità legale delle comunicazioni digitali nel tempo. In Italia la PEC detiene lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, rendendo imperativo che ogni messaggio e relativo allegato siano conservati in modo conforme, sicuro e accessibile.
L’Importanza della Conservazione a Norma della PEC
La PEC è ampiamente utilizzata in contesti B2B, nella Pubblica Amministrazione e tra i professionisti per lo scambio di documenti ufficiali come fatture, contratti e comunicazioni strategiche. La sua corretta conservazione non è solo un obbligo legale, ma anche un elemento fondamentale per garantire la continuità operativa e la tutela legale.
Troppo spesso aziende e professionisti sottovalutano questa necessità, confondendo la semplice memorizzazione nel sistema del provider con la conservazione digitale a norma. Questo errore può portare alla perdita di dati essenziali e alla non conformità con la legge in caso di controlli o dispute legali.
Conservazione PEC: cosa dice la legge
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) rappresenta il principale riferimento normativo per la conservazione della PEC, definendo le modalità attraverso cui i documenti digitali devono essere conservati per mantenere il loro valore probatorio nel tempo.
La PEC non è proprio una tipologia documentale, come per esempio i contratti, le fatture, i referti, ma un mezzo di trasporto potenzialmente di molti documenti, di diversa tipologia, con l’aggiunta di ricevute di avvenuta accettazione e consegna da parte del Gestore PEC.
Il Codice Civile (art. 2214) prevede l’obbligo di ‘conservare ordinatamente per ciascun affare lettere, telegrammi…’ per dieci anni (art. 2220) mentre gli articoli 43 e 44 del CAD stabiliscono l’obbligo di conservare i documenti informatici, tra cui le PEC, per un periodo di tempo definito dalla normativa e i requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le Linee Guida AgID, poi, stabiliscono i requisiti tecnici e organizzativi che i sistemi di conservazione devono rispettare per garantire l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei messaggi PEC conservati.
La conservazione dei messaggi inviati tramite PEC, dunque, è un obbligo che deriva dalla combinazione della normativa relativa alla corrispondenza e a quella relativa ai documenti informatici.
PEC: gli errori da non commettere
Non tutte le pratiche di conservazione sono valide. Salvare le PEC non è sufficiente e stamparle significherebbe alterare la forma originale del documento digitale con il rischio di avere in mano un file dal valore legale inferiore rispetto all’originale digitale.
Se un documento nasce digitale, il processo di conservazione deve rimanere digitale.
Distinzione tra Archiviazione e Conservazione a Norma
Il problema principale risiede nella diffusa confusione tra la semplice archiviazione e la conservazione a norma: salvare le PEC nel sistema del provider o esportarle in locale non equivale a conservarle a norma e dunque garantirne l’immutabilità, l’inalterabilità e l’integrità nel tempo. Inoltre, va considerato che i gestori di posta certificata, sono tenuti a conservare solo i log di trasmissione (e per un periodo di tempo limitato), pratica insufficiente per adempiere agli obblighi legali.
Per assicurare il valore probatorio delle comunicazioni è necessario versare le PEC in un sistema di conservazione digitale certificato, corredato di marca temporale e firma digitale. Questo processo deve essere conforme al CAD e alle Linee Guida AgID, che richiedono l’adozione di strumenti e procedure certificate.
Come Funziona la Conservazione a Norma della PEC
La conservazione a norma richiede che i messaggi PEC siano acquisiti in un sistema progettato per mantenere le caratteristiche originali del documento elettronico nel tempo, garantendo:
- – autenticità e integrità del contenuto
- – data e ora certe tramite marca temporale
- – immutabilità del documento
- – accessibilità e reperibilità per tutta la durata prevista dalla legge
Questo processo è particolarmente delicato per le aziende che gestiscono un elevato volume di comunicazioni PEC contenenti allegati rilevanti come contratti, ordini, documenti HR, corrispondenza commerciale o comunicazioni fiscali.
Vantaggi della Conservazione a Norma della PEC
Una corretta gestione della conservazione PEC a norma consente di:
- – ritrovare con certezza il messaggio e i suoi allegati
- – attribuire ai messaggi valore legale nel tempo e dunque scongiurare contestazioni al riguardo
- – rispettare le normative italiane ed europee
- – facilitare audit e ispezioni
- – ottimizzare i flussi documentali aziendali
Nel 2025 la conservazione digitale a norma della PEC non è più solo un adempimento burocratico, ma un’opportunità per migliorare i processi aziendali, proteggersi legalmente e adeguarsi ai più alti standard di sicurezza digitale.